Biên bản giao nhận hàng hóa: cách kiểm hàng khi nhận để hư hỏng còn đòi được

Đăng 13/08/2026 · Cập nhật 07/09/2026 lúc 09:50 · Blog Lê Chung · Kinh nghiệm thuê xe & chở hàng · Đọc khoảng 9 phút

Hàng về tới kho, người nhận ký nhanh cho xong việc. Vài ngày sau mở thùng ra mới thấy hàng bị móp, bị vỡ, thiếu mấy kiện. Lúc đó gọi lại cho nhà xe thì đã muộn.

Chuyện này xảy ra rất nhiều. Không phải vì nhà xe nào cũng làm ăn tệ. Mà vì hai bên không có giấy tờ ghi rõ lúc giao hàng ra sao.

Bài này Vận tải Lê Chung chia sẻ cách kiểm hàng khi nhận cho đúng. Kèm luôn cách ghi biên bản giao nhận hàng hóa. Quý khách đọc xong là làm được ngay, kể cả khi không thuê xe bên chúng tôi.

Vì sao hàng hư mà không đòi được

Lý do gần như luôn giống nhau: người nhận đã ký rồi.

Chữ ký trên giấy giao hàng có nghĩa là "tôi đã nhận đủ, hàng còn nguyên". Ký xong mới phát hiện hư thì rất khó chứng minh hàng hư từ trên đường hay hư ở kho.

Có ba tình huống hay gặp nhất:

Tài xế giục ký vì còn phải chạy chuyến khác. Người nhận ký đại cho xong.
Hàng về lúc kho đang bận. Nhân viên bốc xuống rồi ký, không ai đếm lại.
Bảo vệ hoặc người không có trách nhiệm ký thay. Sau đó không ai nhớ lúc nhận hàng thế nào.

Chỉ cần một trong ba tình huống trên là Quý khách mất quyền đòi. Cách chặn lại rất đơn giản, chỉ tốn thêm vài phút lúc nhận hàng.

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì

Nói cho dễ hiểu, đây là tờ giấy ghi lại: giao cái gì, bao nhiêu, tình trạng ra sao, ai giao, ai nhận, lúc mấy giờ.

Nhiều nhà xe đưa phiếu giao hàng in sẵn. Phiếu đó cũng có giá trị, miễn là ghi đủ những mục trên và hai bên cùng ký.

Điều quan trọng nhất: giấy phải làm hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bên nào cũng phải có bản của mình. Nếu chỉ tài xế cầm về thì sau này Quý khách không có gì trong tay.

Giấy này không cần đóng dấu đỏ mới có giá trị. Chỉ cần chữ ký của người giao và người nhận, kèm ngày giờ. Bấy nhiêu là đủ để hai bên nói chuyện với nhau.

Mẫu biên bản giao nhận Quý khách chép ra dùng được

Không cần mẫu cầu kỳ. Một tờ giấy A4 ghi đủ những dòng sau là dùng được.

Ngày, giờ giao hàng. Ghi cả giờ, không chỉ ghi ngày.
Nơi giao hàng. Địa chỉ kho hoặc công trình nhận hàng.
Biển số xe và tên tài xế. Thêm số điện thoại tài xế càng tốt.
Tên hàng và số kiện. Ghi rõ tổng số kiện bằng số và bằng chữ.
Tình trạng hàng khi nhận. Đây là dòng quan trọng nhất, để trống nhiều chỗ mà ghi.
Bên giao ký và ghi rõ họ tên.
Bên nhận ký và ghi rõ họ tên.
Dòng cuối: "Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản."

Quý khách in sẵn một xấp để ở kho. Ai nhận hàng cũng lấy ra một tờ, điền vào là xong.

Có mẫu in sẵn thì nhân viên mới không quên mục nào. Đây là cách rẻ nhất để kho làm việc đều tay.

Xe tải thùng kín chở hàng đi khu công nghiệp, hàng được che kín trước khi giao nhận

Cẩm nang: 7 bước kiểm hàng khi nhận

Đây là phần quan trọng nhất của bài. Quý khách in ra dán ở kho cho nhân viên làm theo cũng được.

Bước 1: Đếm số kiện trước khi bốc xuống

Đứng ở cửa thùng xe, đếm số kiện ngay khi mở thùng. Đếm xong mới cho bốc xuống.

Đếm trước khi bốc thì hai bên cùng nhìn thấy. Đếm sau khi bốc xong thì hàng đã nằm lẫn trong kho, cãi nhau rất mệt.

Bước 2: So số kiện với giấy tờ trong tay

Lấy phiếu xuất kho hoặc đơn hàng ra so. Số kiện thực tế phải bằng số ghi trên giấy.

Thiếu một kiện thôi cũng phải ghi ngay vào biên bản. Đừng nghĩ "chắc còn trên xe, mai tính".

Bước 3: Nhìn bên ngoài từng kiện

Kiện bị móp, thùng bị rách, băng keo bị bóc, dây đai bị đứt — ghi hết vào giấy.

Vỏ ngoài hư thì bên trong thường cũng có vấn đề. Ghi lại tình trạng vỏ ngoài là cách bảo vệ Quý khách rẻ nhất.

Bước 4: Chụp hình trước khi ký

Chụp toàn cảnh xe và hàng còn trên thùng. Chụp thêm cận cảnh chỗ hư.

Hình chụp bằng điện thoại có ngày giờ tự động. Đây là bằng chứng mạnh nhất mà không tốn đồng nào.

Bước 5: Mở kiểm hàng dễ vỡ ngay tại chỗ

Hàng dễ vỡ như kính, gốm sứ, đồ điện tử, màn hình — phải mở kiểm khi tài xế còn ở đó.

Không mở được hết thì mở vài kiện bất kỳ. Ghi rõ vào biên bản là "đã mở kiểm mẫu số... , tình trạng...".

Bước 6: Ghi rõ tình trạng rồi mới ký

Nếu hàng có vấn đề, đừng ký trắng. Ghi thẳng vào phần ghi chú của biên bản.

Ví dụ ghi: "Nhận 48 kiện trên tổng 50 kiện. Kiện số 12 bị móp góc. Kiện số 27 rách vỏ thùng."

Sau đó cả hai bên cùng ký vào chỗ ghi chú đó. Tài xế không chịu ký thì gọi điện cho chủ xe ngay lúc đó.

Bước 7: Giữ lại bản của mình

Ký xong nhớ giữ một bản. Chụp hình tờ biên bản gửi vào nhóm nội bộ luôn cho chắc.

Giấy tờ để ở kho rất dễ mất. Bản chụp trong điện thoại thì còn mãi.

5 chỗ hay bị bỏ sót khi ghi biên bản

Nhiều biên bản ghi rồi mà vẫn không dùng được, vì thiếu mấy chỗ sau:

Thiếu ngày và giờ. Chỉ ghi ngày mà không ghi giờ. Khi cần đối chiếu với hành trình xe thì không khớp được.
Thiếu biển số xe. Không ghi biển số thì sau này không biết chuyến nào, tài xế nào.
Không ghi rõ tên người ký. Chỉ có chữ ký nguệch ngoạc, không ghi họ tên bên dưới. Sau này không ai nhận là mình.
Ghi chung chung. Viết "hàng hư một ít" thì vô nghĩa. Phải ghi kiện số mấy, hư chỗ nào.
Chỉ có một bản. Tài xế cầm về hết. Bên nhận không giữ gì cả.

Năm chỗ này sửa lại rất nhanh. Chỉ cần người nhận hàng biết mà để ý.

Hàng hư rồi thì làm gì trong 24 giờ đầu

Phát hiện hàng hư thì làm theo thứ tự này, càng sớm càng tốt:

Giữ nguyên hiện trạng. Đừng vứt vỏ thùng, đừng gom hàng hư lại. Để nguyên chỗ đó.
Chụp hình đầy đủ. Chụp cả kiện, chụp cận cảnh, chụp cả nhãn mã kiện.
Gọi cho nhà xe ngay. Gọi điện trước, nhắn tin sau để có dấu vết bằng chữ.
Nhắn kèm hình và số biên bản. Nhắn qua Zalo cũng được, miễn là có thời gian gửi.
Ghi lại thiệt hại bằng con số. Bao nhiêu kiện, giá trị hàng bao nhiêu theo hóa đơn.

Càng để lâu càng khó nói chuyện. Sau vài ngày thì nhà xe nào cũng khó xác minh, không phải vì họ chối.

Bãi xe tải nhiều loại tải trọng của nhà xe chở hàng cồng kềnh đi các tỉnh

Mẹo tiết kiệm cho Quý khách

Vài cách giúp Quý khách bớt chi phí và bớt rủi ro cùng lúc:

Đánh số kiện trước khi giao. Lấy bút lông ghi 1/50, 2/50 lên từng kiện. Đếm nhanh hơn, cãi nhau ít hơn.
Dùng một mẫu biên bản duy nhất. In sẵn một xấp để ở kho. Ai nhận hàng cũng ghi giống nhau.
Gom hai chuyến nhỏ thành một chuyến. Ít chuyến thì ít lần giao nhận, ít lần có rủi ro.
Hàng dễ vỡ thì đóng gói kỹ hơn thay vì đi xe đắt hơn. Chi phí xốp và thùng carton rẻ hơn nhiều so với tiền hàng vỡ.
Báo trước loại hàng khi đặt xe. Nhà xe biết là hàng dễ vỡ thì sẽ chằng buộc và xếp hàng khác đi.

Mấy việc này Quý khách tự làm được, không tốn tiền thuê ai.

Vận tải Lê Chung làm gì để Quý khách khỏi phải đòi

Cách tốt nhất vẫn là hàng đừng hư ngay từ đầu. Bên chúng tôi làm mấy việc sau cho mỗi chuyến.

Hỏi kỹ loại hàng trước khi điều xe. Hàng nặng, hàng cồng kềnh, hàng dễ vỡ đi xe khác nhau. Nhờ vậy Quý khách không bị xếp hàng dễ vỡ chung với hàng nặng.

Chọn xe theo đúng khối hàng. Chúng tôi có xe tải nhiều mức tải trọng, xe thùng kín, xe mui bạt, xe cẩu và xe đầu kéo container. Nhờ vậy Quý khách đi một chuyến là hết, không phải chia hai chuyến cho tốn thêm.

Chằng buộc trước khi chạy. Hàng được cố định để không xê dịch trên đường. Nhờ vậy hàng ít bị va đập khi xe qua ổ gà hay phanh gấp.

Xe thùng kín cho hàng sợ nước. Đi đường dài gặp mưa là chuyện thường. Nhờ vậy Quý khách không phải lo hàng ẩm khi đi miền Trung mùa mưa.

Giữ liên lạc suốt chuyến. Quý khách gọi là biết xe đang ở đâu, chừng nào tới. Nhờ vậy kho bên nhận chuẩn bị người sẵn, không phải chờ.

Quý khách cần chở hàng từ TP.HCM đi các tỉnh, gọi hoặc nhắn Zalo 0839 861 499. Chúng tôi khảo sát và báo giá miễn phí theo đúng loại hàng của Quý khách.

Câu hỏi thường gặp

Ký rồi mới phát hiện hàng hư thì còn đòi được không

Vẫn có cơ hội, nhưng khó hơn nhiều. Quý khách cần báo ngay trong ngày, có hình chụp và có nhân chứng. Nhà xe làm ăn đàng hoàng vẫn cùng ngồi lại xem xét.

Không có biên bản, chỉ có tin nhắn Zalo thì sao

Tin nhắn vẫn là bằng chứng, nhất là khi có hình kèm giờ gửi. Nhưng biên bản có chữ ký hai bên vẫn chắc hơn nhiều.

Ai nên là người ký nhận hàng

Người có trách nhiệm về hàng, ví dụ thủ kho hoặc người được giao việc nhận hàng. Không nên để bảo vệ ký thay.

Hàng đi ghép chung xe có kiểm được không

Kiểm được. Hàng ghép cũng có số kiện riêng của từng chủ hàng. Quý khách cứ đếm phần của mình và ghi vào biên bản như thường.

Tóm lại

Chỉ cần thêm năm phút lúc nhận hàng là Quý khách đỡ mất rất nhiều tiền về sau. Đếm kiện trước khi bốc, nhìn kỹ vỏ ngoài, chụp hình, ghi rõ tình trạng rồi mới ký, và giữ lại một bản.

Năm việc đó không tốn đồng nào. Nhưng khi có chuyện thì đó là thứ duy nhất giúp Quý khách nói chuyện được.

Quý khách đang cần nhà xe chở hàng cẩn thận và có giấy tờ rõ ràng, gọi Vận tải Lê Chung 0839 861 499. Chúng tôi nhận chở hàng nội thành TP.HCM và đi các tỉnh, hàng nguyên chuyến và hàng ghép.