Thuê xe tải theo tháng: khi nào nên ký hợp đồng dài hạn

Tháng nào cũng vậy. Nhân viên kho gọi xe, mỗi lần một nhà xe khác nhau, mỗi lần dặn lại từ đầu: hàng dễ móp, kho tầng hầm xe cao 2,7 mét không vào được, bên nhận nghỉ trưa từ 11h30. Dặn xong vẫn có chuyến tài xế tới nơi mới biết.

Rồi tới cuối tháng, kế toán ngồi ghép một xấp phiếu thu lẻ với đủ loại chữ ký, hỏi chuyến này sao đắt hơn chuyến kia mà chẳng ai trả lời được.

Đó là lúc nên hỏi một câu khác: thuê xe tải theo tháng có hợp với mình hơn không?

Thuê chuyến và thuê tháng khác nhau ở chỗ nào

Nhiều anh/chị nghĩ khác nhau ở giá. Thật ra chỗ khác lớn nhất là ai giữ trách nhiệm điều xe.

Thuê chuyến thì mỗi lần phát sinh hàng, bên anh/chị đi tìm xe. Tìm được xe rảnh là xong việc. Thuê tháng thì bên vận tải giữ sẵn xe cho anh/chị theo cam kết trong hợp đồng, và họ phải tự lo phần điều xe đó.

Cột cuối cùng là chỗ nhiều người bỏ qua. Thuê tháng không phải lúc nào cũng lợi. Hàng thất thường thì thuê chuyến vẫn rẻ hơn.

Bốn dấu hiệu doanh nghiệp nên chuyển sang thuê tháng

Một: tần suất đều. Tuần nào cũng vài chuyến, tháng nào cũng vậy, không phải mùa vụ. Đây là dấu hiệu rõ nhất.

Hai: hàng có đặc tính riêng. Hàng dễ vỡ, hàng cần bốc xếp đúng cách, hàng phải xếp theo thứ tự giao. Loại này mà mỗi chuyến một tài xế mới thì tháng nào cũng có một vụ hỏng.

Ba: điểm giao khó. Kho tầng hầm giới hạn chiều cao, hẻm nhỏ, khu công nghiệp có quy định ra vào riêng, chung cư chỉ cho chuyển hàng theo khung giờ. Tài xế quen đường đi một lần là xong. Tài xế mới đi ba lần vẫn gọi hỏi.

Bốn: kế toán cần chứng từ gọn. Doanh nghiệp cần hoá đơn VAT và hợp đồng để đưa vào chi phí. Gom về một đầu mối thì đối chiếu nhẹ hẳn.

Có đủ ba trong bốn dấu hiệu trên thì nên ngồi tính. Chỉ có một thì cứ thuê chuyến, đừng ký cho mệt.

Tự tính trước khi ký, đừng nghe con số phần trăm

Nhà xe nào cũng nói thuê tháng rẻ hơn. Rẻ hơn bao nhiêu thì phụ thuộc hàng của anh/chị, không ai nói trước được. Tự tính thì chắc hơn.

Cách tính bên em hay hướng dẫn khách:

Bước 1. Lấy sổ điều xe ba tháng gần nhất. Đếm số chuyến thật của từng tháng. Không lấy con số ước chừng trong đầu, con số trong đầu bao giờ cũng đẹp hơn thực tế.

Bước 2. Cộng tổng tiền vận chuyển ba tháng đó, chia cho ba. Đây là chi phí thật đang trả mỗi tháng. Nhớ cộng cả các khoản lẻ: bốc xếp thuê ngoài, phí chờ, chuyến gấp phải gọi giá cao.

Bước 3. Đưa đúng bản mô tả đó cho bên vận tải: số chuyến trung bình, các tuyến hay đi, loại hàng, cỡ xe cần, khung giờ. Xin báo giá thuê bao tháng cho đúng khối lượng đó.

Bước 4. So hai con số. Nhưng đừng chỉ so tiền. Cộng thêm vào cột thuê chuyến những khoản anh/chị đang trả mà không ghi sổ: thời gian nhân viên gọi xe, những chuyến trễ vì tìm không ra xe, hàng hỏng do bốc xếp ẩu.

Bước 5. Xem lại số chuyến tháng thấp nhất trong ba tháng. Nếu hợp đồng thuê bao tính theo mức cố định, thì tháng ít hàng nhất anh/chị vẫn phải trả đủ. Chịu được mức đó thì ký. Không chịu được thì xin dạng hợp đồng có mức tối thiểu thấp hơn, phần vượt tính thêm.

Bước 5 là bước hay bị bỏ qua nhất, và cũng là bước làm nhiều hợp đồng thuê tháng phải huỷ giữa chừng.

Xe cố định, tài xế quen tuyến, kho bên nhận không phải hướng dẫn lại từ đầu mỗi chuyến.

Trong hợp đồng nên ghi rõ những gì

Hợp đồng thuê xe tải theo tháng mà chỉ ghi giá với thời hạn thì cãi nhau là chắc. Bảy điều nên có:

1. Khối lượng cam kết. Bao nhiêu chuyến một tháng, hoặc bao nhiêu ngày xe. Vượt thì tính thế nào, thiếu thì tính thế nào.
2. Loại xe và cỡ thùng. Ghi cụ thể tải trọng và kích thước thùng, đừng ghi chung chung là xe tải.
3. Phạm vi tuyến. Nội thành, đi tỉnh, hay cả hai. Đi ngoài phạm vi thì tính riêng.
4. Thời gian chờ được miễn. Bao nhiêu phút tại mỗi điểm, quá thì tính phí bao nhiêu. Đây là khoản gây tranh cãi nhiều nhất trong nghề.
5. Bốc xếp. Ai làm, tính trong giá hay tính riêng, có xe nâng không.
6. Trách nhiệm khi hàng hỏng. Mức bồi thường, có mua bảo hiểm hàng hoá không.
7. Chứng từ và kỳ thanh toán. Hoá đơn VAT, biên bản giao nhận, ngày chốt công nợ.

Điều số 4 đáng được nói riêng. Hàng chờ tại kho là tiền, mà là tiền của cả hai bên. Không ghi trước thì cuối tháng bên nào cũng thấy mình thiệt.

Ba dạng hợp đồng hay gặp

Thuê bao theo số chuyến. Cam kết một số chuyến trong tháng, vượt thì trả thêm theo đơn giá đã chốt. Hợp với doanh nghiệp có lượng hàng đều.

Thuê theo ngày xe. Xe và tài xế thuộc về anh/chị trọn ngày, chạy bao nhiêu điểm cũng được trong phạm vi đã thoả thuận. Hợp với hàng giao nhiều điểm nhỏ trong nội thành.

Hợp đồng nguyên tắc. Không cam kết số lượng, chỉ chốt trước đơn giá từng tuyến và điều khoản cho cả năm. Mỗi lần phát sinh thì gọi. Hợp với doanh nghiệp hàng thất thường nhưng vẫn muốn giá ổn định và chứng từ gọn.

Dạng thứ ba là điểm dừng tốt cho anh/chị nào chưa chắc về khối lượng. Ký nguyên tắc chạy vài tháng, có số liệu thật rồi hãy tính chuyện thuê bao.

Lê Chung nhận hợp đồng tháng thế nào

Bên em có hơn 100 đầu xe của chính công ty, từ 8 tấn tới 20 tấn, xe cẩu và container đầu kéo. Xe thuộc công ty nghĩa là khi anh/chị cần thêm xe đột xuất giữa tháng, bên em điều được ngay chứ không phải đi hỏi nhà xe khác rồi mới trả lời anh/chị.

Cách bên em làm thường theo bốn bước. Nghe mô tả hàng và tuyến. Chạy thử vài chuyến để cả hai bên biết thực tế ra sao. Chốt đơn giá và điều khoản. Rồi mới ký kỳ dài.

Chạy thử trước là quan trọng. Nó cho anh/chị thấy tài xế làm việc thế nào, và cho bên em thấy hàng của anh/chị khó ở chỗ nào để tính giá cho đúng, không phải đoán rồi tháng sau xin điều chỉnh.

Xe gắn định vị GPS chạy 24/7, anh/chị theo dõi được lịch trình. Hợp đồng và hoá đơn VAT đầy đủ. Trong kỳ hợp đồng có một đầu mối điều xe cố định, kho bên anh/chị gọi thẳng chứ không phải qua tổng đài.

Câu hỏi thường gặp

Tháng em chỉ có khoảng mười chuyến thì ký có lợi không?

Tuỳ tuyến và tuỳ hàng, không có ngưỡng chung. Anh/chị cứ làm bước 1 và bước 2 ở trên rồi gửi con số qua, bên em báo giá thuê bao cho đúng khối lượng đó để so. So xong thấy không lợi thì cứ thuê chuyến, bên em nói thật.

Ký hợp đồng tháng rồi mà tháng đó ít hàng thì sao?

Phụ thuộc dạng hợp đồng. Thuê bao theo số chuyến thì vẫn trả mức cam kết. Hợp đồng nguyên tắc thì chạy bao nhiêu trả bấy nhiêu. Chưa chắc về khối lượng thì bên em khuyên bắt đầu bằng hợp đồng nguyên tắc.

Có được chỉ định tài xế cố định không?

Được, trong điều kiện bình thường. Bên em vẫn giữ quyền đổi người khi tài xế nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc xe vào bảo dưỡng, và sẽ báo trước cho anh/chị.

Giá trong hợp đồng có bị điều chỉnh giữa chừng không?

Trong hợp đồng ghi rõ kỳ giữ giá. Trường hợp giá nhiên liệu biến động lớn thì hai bên ngồi lại theo điều khoản đã thoả thuận, không phải bên em muốn tăng lúc nào cũng được.

Bên em cần hoá đơn VAT, có xuất không?

Có. CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI LÊ CHUNG có pháp nhân đầy đủ, hợp đồng và hoá đơn VAT xuất theo đúng kỳ đã thoả thuận.

Hợp đồng tháng có bao gồm bốc xếp không?

Có thể có hoặc không, ghi rõ trong hợp đồng. Bên em có đội bốc xếp và xe nâng, anh/chị chọn gói có bốc xếp hay chỉ thuê xe đều được.

Muốn thử trước khi ký dài hạn có được không?

Nên như vậy. Bên em thường chạy một vài chuyến trước, rồi mới ngồi lại chốt giá cho kỳ dài.

Gọi để tính thử, chưa cần ký gì

Nếu anh/chị đang cân nhắc thuê xe tải theo tháng, cứ gọi hoặc nhắn Zalo 0839 861 499.

Chuẩn bị sẵn ba thứ cho nhanh: số chuyến trung bình mỗi tháng, các tuyến hay đi, và loại hàng. Bên em xem rồi báo giá miễn phí cả hai phương án, thuê chuyến và thuê tháng, để anh/chị tự so. Tính ra thuê chuyến lợi hơn thì bên em nói thẳng là thuê chuyến.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI LÊ CHUNG. Hơn 10 năm làm vận tải bằng xe của chính mình, hơn 100 đầu xe, định vị GPS 24/7, hợp đồng và hoá đơn VAT rõ ràng.

Bài này có ích thì anh/chị chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán bên mình, hoặc lưu số 0839 861 499 lại để khi cần có sẵn.

Bài viết liên quan

• Thuê xe tải chở hàng theo hợp đồng dài hạn cho doanh nghiệp phía Nam
• Xe tải chở hàng đi Long An, Bình Dương, Đồng Nai giáp ranh TP.HCM — giao siêu nhanh
• Thuê xe tải chở hàng: chọn đúng loại xe, khỏi phát sinh chi phí

Quy định nhắc trong bài tra tại Tổng cục Thuế.